La jungle des Photocopieurs

Mise à jour : 22/06/2018

Les photocopieurs sont un poste budgétaire important dans les PME. Nos clients nous remontent de nombreuses insatisfactions :

• loyer trop élevé
• augmentation du prix des consommables
• insatisfaction du service
• engagement impossible à solder
• …

Vous trouverez en fin d’article un calculateur qui vous permettra de connaître le juste prix à payer en fonction de votre besoin et renégocier votre contrat.

Idée reçue numéro 1 : vous n’avez pas besoin d’attendre la fin de votre contrat pour le remettre en question et faire des économies !!!

LE LEASER

Les frais de dossier : ils ne sont pas demandés par tous les leasers, néanmoins vous pouvez demander de les faire retirer ou offrir.

L’assurance proposée par un leaser n’est absolument pas une obligation à partir du moment où vous avez déjà votre propre assurance professionnelle et que vous pouvez en justifier. Dans ce cas le loyer ne sera pas majoré.

Prorata temporis : vérifiez que le leaser ne vous fasse pas payer un loyer au prorata temporis. En effet, dans la plupart des cas, ce loyer n’est qu’un prétexte pour faire payer au client un loyer supplémentaire qui vient s’ajouter à ceux initialement prévus.

LE CONTRAT

Dénonciation d’un contrat : vous pouvez toujours résilier un contrat ou demander à ce qu’il ne reparte pas par tacite reconduction. Dans les deux cas, les loyers se règlent habituellement terme à échoir, les CGV précisent de faire un courrier 3 mois avant la dernière échéance. Il faut donc envoyer le courrier (en recommandé) 6 mois avant la fin du contrat, au moins trois mois avant le dernier loyer prélevé.

Astuce : adressez le recommandé avec accusé de réception pour demander la non tacite reconduction le jour même de la signature du contrat pour ne pas oublier ;-).

LE FOURNISSEUR

Faites attention aux offres trop alléchantes et notamment, celles qui consistent à recevoir, un chèque de la part du fournisseur avec l’obligation de revoir le contrat bien avant son terme! En effet lors de la revue du contrat le loyer va augmenter mécaniquement pour rembourser le “crédit” du chèque.

Ne renouvelez pas votre matériel avant la fin du contrat sans raison valable (économies ou nouveau besoin technique). Il faut renouveler votre matériel uniquement à la fin du contrat quand sa valeur résiduelle est nulle. Personne ne fait de cadeau. le changement de matériel avant la fin du contrat entraîne indéniablement un coût.

Exemple d’offre et discours du vendeur.

Voici un exemple de proposition financière indélicate pour un système d’impression avec renouvellement de matériel au bout de 20 mois. ( les chiffres ont été arrondis pour une meilleur compréhension.)

“Monsieur le client, je vous propose ce matériel pour 100€ par mois sur une durée de 5 ans (60 mois) et je vous verse un chèque de 2 000€ (de subvention publicitaire par exemple). Dans 20 mois, nous vous refaisons un chèque de 2 000€ en renouvelant l’opération.”

A première vue, l’offre est intéressante mais lorsque vous réalisez le calcul et que vous vous projetez dans le temps (20 mois plus tard), vous découvrez le cadeau empoisonné.

Pourquoi empoisonné? Le 21ème mois, le fournisseur remplace le matériel et vous fait un nouveau chèque de 2000€, malheureusement, votre loyer ne sera plus de 100€ par mois.

En effet, dans ce nouveau loyer il y aura:

• le nouveau matériel,
• le nouveau chèque de 2000€
• le coût de la nouvelle machine
• mais également et surtout, le solde des 40 mois restant du premier contrat qui n’est pas arrivé à terme

Soit, 4 000€.

Résultat de cette gymnastique commerciale :

• Votre nouveau loyer s’élèvera à 227€ par mois au lieu des 100€ du premier contrat. Et ainsi de suite au bout de 20 mois …
• Si vous ne souhaitez pas voir vos factures s’envoler, vous serez obligé de re signer le même type de contrat tout simplement parce que dans le contrat initial, le fournisseur a incorporé le volume d’impressions habituel dans le loyer et ce pour une durée de 20 mois. Ce qui a pour effet, dans le cas où vous ne souhaitez pas renouveler votre matériel, d’autoriser le partenaire à facturer votre volume d’impression au prix fort.

Comment échapper à tout cela?

• N’acceptez pas un contrat avec renégociation obligatoire avant le terme.
• N’acceptez pas de renouveler votre contrat de manière anticipée si le besoin ne se fait pas sentir.
• Evitez les engagements de copies, en effet, il n’est pas nécessaire d’avoir un engagement pour avoir un coût d’impression bas. d’autre part, ne pas avoir d’engagement permettra également une résiliation anticipée éventuelle plus facile et moins coûteuse.
• Attendez d’un partenaire fournisseur qu’il vous équipe d’un matériel correspondant à vos besoins.
• Mettez en concurrence pour mieux comprendre les différences d’un fournisseur à un autre.

Le juste prix ?

Sur la base des pratiques observées chez nos clients par nos fournisseurs nous vous proposons ce calculateur qui vous permettra d’estimer le juste prix de votre loyer.

Si vous le souhaitez nous pourrons alors vous mettre en relation avec un fournisseur en mesure de vous faire la bonne offre et éviter de tomber dans les pièges évoqués ci dessus.

CALCULATEUR DE PRIX

A propos de Phoceos

Phoceos, Cabinet d’expertise et de conseil en systèmes d’information pour les PME, a pour ambition affichée d’apporter aux entreprises un service de qualité équivalent à celui délivré aux grands groupes. Nous accompagnons les chefs d’entreprise comme leur service informatique externalisé et pour cela nous avons inventé le concept de Conciergerie Informatique.

Phoceos est indépendant vis-à-vis des éditeurs et fournisseurs de matériel et apporte un éclairage objectif et des conseils pour notamment optimiser vos contrats de location de photocopieurs.