Une méthode simple et efficace de traiter ses emails est la méthode des 3 dossiers. Elle consiste à n’avoir que 3 dossiers dans sa boite aux lettres:
- INBOX (mail à lire)
- A FAIRE (mail à traiter)
- ARCHIVE (des que c’est lu / traité)
Le but est d’avoir une INBOX vide, cela donne le sentiment de reprendre le contrôle de ses emails et évite d’être débordé. Pour cela la méthode est la suivante:
- Supprimer les alertes emails et ne se connecter que 3 fois par jour.
- A chaque nouvelle connexion lire les emails de la INBOX en partant du plus récent (cela évite de louper un autre email en réponse qui serait arrivé par la suite)
- Pour chaque email si il peut être traité en moins de 2 minutes alors le traiter puis le déplacer dans le dossier Archive
- Si le mail prends plus de 2 minutes alors le déplacer dans le dossier A FAIRE et passer au suivant.
Cette méthode permet de conserver facilement une boite aux lettres vide.Par la suite il faut planifier son temps pour traiter les emails du dossier A FAIRE et les passer en archive une fois traités. Généralement l’utilisation d’un outil de gestion de projet ou un calendrier permet de bien gérer son temps.
Classer versus Ranger :
Ne pas classer ses emails fait gagner quelques secondes par emails reçus. Lorsque l’on a besoin de retrouver un email il faudra utiliser les fonctions de recherche de votre client Web. Effectivement nous passerons un peu plus de temps pour retrouver un email (2 minutes au lieu de une) mais en faisans le calcul des secondes gagnées à ne pas classer dans les dossiers ce sont des dizaines d’heures par an de sauvées ! (sans compter les emails pouvant être mal classés). J’utilise cette méthode (combinée avec quelques règles de bon usage des emails) depuis 2004 avec succès pour la gestion de 80 à 150 emails par jour.
PS:
- Avec Gmail j’utilise l’étoile comme dossier A FAIRE
- Certains utilisent aussi un dossier A SUIVRE pour les mails nécessitant une réponse.
Edit du 14/11/2014: Un filtre permettant de mettre dans un dossier COPIE les emails pour lesquels vous n’êtes pas destinataire principal est une option utile.