Du bon usage de l’email

Parce que l’email est un outil formidable, à condition d’être correctement utilisé Phocéos vous indique les bonnes pratiques en matière d’usage de la messagerie.

Vous trouverez ci-dessous quelques règles qui vous permettrons de gérer au mieux vos emails et de gagner en temps et en efficacité.

Les règles de bon usage des emails:

La rédaction de l’email

  • L’objet du mail doit être clair et concis
  • Ne traiter qu’un seul sujet par email
  • Les destinataires :
    • 1 personne en destinataire principal, c’est celui qui doit prendre l’action
    • 3 personnes maximum en copie, elles sont uniquement à titre informatif et ne sont donc pas censé répondre
  • Soyez concis : maximum 3 à 5 phrases dans l’email.
  • Indiquer clairement ce que vous attendez en retour : pour action, pour information …

La réponse ou le transfert

  • Ne pas transférer un email sans indiquer clairement ce que vous attendez
  • Supprimer le contenu non nécessaire et vérifier que le mail ne contienne pas d’informations « confidentielles »
  • Ne jamais répondre juste « merci » à un email, le merci est implicite (vous faite perdre du temps à votre interlocuteur au lieu d’être poli)
  • Eviter de répondre à tous si ce n’est pas nécessaire.

Le traitement de ses emails

  • Ne pas regarder ses emails trop souvent (3 à 4 fois par jour est une bonne fréquence), les urgences doivent être traitées par téléphone ou en direct.
  • Ne jamais envoyer un email dans la foulée, prenez toujours le temps de le relire
  • Classer immédiatement les messages reçus et traités afin de ne pas encombrer sa boite de réception
  • Eviter d’imprimer les emails ou les pièces jointes

A vous de les appliquer au mieux.

 

Par | 2013-04-03T11:27:21+00:00 avril 3rd, 2013|News|