Un exemple de baie avant l’intervention de PHOCEOS :

et après notre intervention :

Chez PHOCEOS nous aimons le travail de qualité, alors si vous reconnaissez votre baie de brassage sur les premières photos appelez nous !

Nos consultants parcours notre territoire pour apporter un service de proximité à nos clients et nous pensons avoir le devoir de minimiser l’impact écologique que cela représente. C’est pour cela que Phoceos se met au green et met à disposition de ses collaborateurs des véhicules Hybrides.

#savetheplanet #wecandoit

Mise à jour : 22/06/2018

Les photocopieurs sont un poste budgétaire important dans les PME. Nos clients nous remontent de nombreuses insatisfactions :

• loyer trop élevé
• augmentation du prix des consommables
• insatisfaction du service
• engagement impossible à solder
• …

Vous trouverez en fin d’article un calculateur qui vous permettra de connaître le juste prix à payer en fonction de votre besoin et renégocier votre contrat.

Idée reçue numéro 1 : vous n’avez pas besoin d’attendre la fin de votre contrat pour le remettre en question et faire des économies !!!

LE LEASER

Les frais de dossier : ils ne sont pas demandés par tous les leasers, néanmoins vous pouvez demander de les faire retirer ou offrir.

L’assurance proposée par un leaser n’est absolument pas une obligation à partir du moment où vous avez déjà votre propre assurance professionnelle et que vous pouvez en justifier. Dans ce cas le loyer ne sera pas majoré.

Prorata temporis : vérifiez que le leaser ne vous fasse pas payer un loyer au prorata temporis. En effet, dans la plupart des cas, ce loyer n’est qu’un prétexte pour faire payer au client un loyer supplémentaire qui vient s’ajouter à ceux initialement prévus.

LE CONTRAT

Dénonciation d’un contrat : vous pouvez toujours résilier un contrat ou demander à ce qu’il ne reparte pas par tacite reconduction. Dans les deux cas, les loyers se règlent habituellement terme à échoir, les CGV précisent de faire un courrier 3 mois avant la dernière échéance. Il faut donc envoyer le courrier (en recommandé) 6 mois avant la fin du contrat, au moins trois mois avant le dernier loyer prélevé.

Astuce : adressez le recommandé avec accusé de réception pour demander la non tacite reconduction le jour même de la signature du contrat pour ne pas oublier ;-).

LE FOURNISSEUR

Faites attention aux offres trop alléchantes et notamment, celles qui consistent à recevoir, un chèque de la part du fournisseur avec l’obligation de revoir le contrat bien avant son terme! En effet lors de la revue du contrat le loyer va augmenter mécaniquement pour rembourser le “crédit” du chèque.

Ne renouvelez pas votre matériel avant la fin du contrat sans raison valable (économies ou nouveau besoin technique). Il faut renouveler votre matériel uniquement à la fin du contrat quand sa valeur résiduelle est nulle. Personne ne fait de cadeau. le changement de matériel avant la fin du contrat entraîne indéniablement un coût.

Exemple d’offre et discours du vendeur.

Voici un exemple de proposition financière indélicate pour un système d’impression avec renouvellement de matériel au bout de 20 mois. ( les chiffres ont été arrondis pour une meilleur compréhension.)

“Monsieur le client, je vous propose ce matériel pour 100€ par mois sur une durée de 5 ans (60 mois) et je vous verse un chèque de 2 000€ (de subvention publicitaire par exemple). Dans 20 mois, nous vous refaisons un chèque de 2 000€ en renouvelant l’opération.”

A première vue, l’offre est intéressante mais lorsque vous réalisez le calcul et que vous vous projetez dans le temps (20 mois plus tard), vous découvrez le cadeau empoisonné.

Pourquoi empoisonné? Le 21ème mois, le fournisseur remplace le matériel et vous fait un nouveau chèque de 2000€, malheureusement, votre loyer ne sera plus de 100€ par mois.

En effet, dans ce nouveau loyer il y aura:

• le nouveau matériel,
• le nouveau chèque de 2000€
• le coût de la nouvelle machine
• mais également et surtout, le solde des 40 mois restant du premier contrat qui n’est pas arrivé à terme

Soit, 4 000€.

Résultat de cette gymnastique commerciale :

• Votre nouveau loyer s’élèvera à 227€ par mois au lieu des 100€ du premier contrat. Et ainsi de suite au bout de 20 mois …
• Si vous ne souhaitez pas voir vos factures s’envoler, vous serez obligé de re signer le même type de contrat tout simplement parce que dans le contrat initial, le fournisseur a incorporé le volume d’impressions habituel dans le loyer et ce pour une durée de 20 mois. Ce qui a pour effet, dans le cas où vous ne souhaitez pas renouveler votre matériel, d’autoriser le partenaire à facturer votre volume d’impression au prix fort.

Comment échapper à tout cela?

• N’acceptez pas un contrat avec renégociation obligatoire avant le terme.
• N’acceptez pas de renouveler votre contrat de manière anticipée si le besoin ne se fait pas sentir.
• Evitez les engagements de copies, en effet, il n’est pas nécessaire d’avoir un engagement pour avoir un coût d’impression bas. d’autre part, ne pas avoir d’engagement permettra également une résiliation anticipée éventuelle plus facile et moins coûteuse.
• Attendez d’un partenaire fournisseur qu’il vous équipe d’un matériel correspondant à vos besoins.
• Mettez en concurrence pour mieux comprendre les différences d’un fournisseur à un autre.

Le juste prix ?

Sur la base des pratiques observées chez nos clients par nos fournisseurs nous vous proposons ce calculateur qui vous permettra d’estimer le juste prix de votre loyer.

Si vous le souhaitez nous pourrons alors vous mettre en relation avec un fournisseur en mesure de vous faire la bonne offre et éviter de tomber dans les pièges évoqués ci dessus.

CALCULATEUR DE PRIX

A propos de Phoceos

Phoceos, Cabinet d’expertise et de conseil en systèmes d’information pour les PME, a pour ambition affichée d’apporter aux entreprises un service de qualité équivalent à celui délivré aux grands groupes. Nous accompagnons les chefs d’entreprise comme leur service informatique externalisé et pour cela nous avons inventé le concept de Conciergerie Informatique.

Phoceos est indépendant vis-à-vis des éditeurs et fournisseurs de matériel et apporte un éclairage objectif et des conseils pour notamment optimiser vos contrats de location de photocopieurs.

La cible : les entreprises TPE et PME, le but l’argent bien entendu !

Similaire au « Trojan Financier » nommé Dridex, ce nouveau virus se présente comme un email sibyllin vous demandant de bien vouloir ouvrir la facture jointe au format word.

Bonjour,
Veuillez trouver ci-joint copie d’une facture pour un travail urgent demandé auprès de Julien.
L’originale est dans la bannette dans le bureau de Stéphanie.
Merci

Bien entendu ce fichier word est infecté.

Nous vous recommandons bien sûr de toujours faire attention et de ne jamais ouvrir des fichiers joints en provenance de sources inconnues. Dans le doute demandez conseil à votre informaticien.

Ce virus n’est pas encore à ce jour reconnu par les antivirus (symantec, MC Afee et autres).

Plus d’informations sur le site de Symantec par exemple
http://www.symantec.com/connect/blogs/dridex-takedown-sinks-botnet-infections

• INBOX (mail à lire)
• A FAIRE (mail à traiter)
• ARCHIVE (des que c’est lu / traité)

Le but est d’avoir une INBOX vide, cela donne le sentiment de reprendre le contrôle de ses emails et évite d’être débordé. Pour cela la méthode est la suivante:

• Supprimer les alertes emails et ne se connecter que 3 fois par jour.
• A chaque nouvelle connexion lire les emails de la INBOX en partant du plus récent (cela évite de louper un autre email en réponse qui serait arrivé par la suite)
• Pour chaque email si il peut être traité en moins de 2 minutes alors le traiter puis le déplacer dans le dossier Archive
• Si le mail prends plus de 2 minutes alors le déplacer dans le dossier A FAIRE et passer au suivant.

Cette méthode permet de conserver facilement une boite aux lettres vide.Par la suite il faut planifier son temps pour traiter les emails du dossier  A FAIRE et les passer en archive une fois traités. Généralement l’utilisation d’un outil de gestion de projet ou un calendrier permet de bien gérer son temps.

Classer versus Ranger :

Ne pas classer ses emails fait gagner quelques secondes par emails reçus. Lorsque l’on a besoin de retrouver un email il faudra utiliser les fonctions de recherche de votre client Web. Effectivement nous passerons un peu plus de temps pour retrouver un email (2 minutes au lieu de une) mais en faisans le calcul des secondes gagnées à ne pas classer dans les dossiers ce sont des dizaines d’heures par an de sauvées ! (sans compter les emails pouvant être mal classés). J’utilise cette méthode (combinée avec quelques règles de bon usage des emails) depuis 2004 avec succès pour la gestion de 80 à 150 emails par jour.

PS:

• Avec Gmail j’utilise l’étoile comme dossier A FAIRE
• Certains utilisent aussi un dossier A SUIVRE pour les mails nécessitant une réponse.

Edit du 14/11/2014: Un filtre permettant de mettre dans un dossier COPIE les emails pour lesquels vous n’êtes pas destinataire principal est une option utile.

La loi n° 2013-504 du 14 juin 2013 relative à la sécurisation de l’emploi issue d’un accord national interprofessionnel signé par la CFDT a été publiée au Journal officiel du 16 juin 2013. Cette loi lutte contre le temps partiel contraint et le phénomène des travailleurs pauvres. Elle impose une durée minimale des contrats à temps partiel de 24 heures hebdomadaires à partir du 1/1/2014.

La solution: la conciergerie informatique Phoceos pour la gestion de l’informatique de votre PME/TPE.

Avec Phoceos faites accompagner votre responsable informatique un ou deux jours par semaine, permettez lui de prendre ses congés sereinement, maîtrisez votre infogérance et sécurisez la connaissance de votre système d’informations.

Bien sur vos ordinateurs vont continuer de fonctionner mais ils ne seront plus mis à jour au niveau de la sécurité. Cela signifie que vous allez être de plus en plus vulnérable aux attaques.
Cette décision de Microsoft intervient 12 ans après la mise sur le marché de Windows XP.

Alors si vous n’avez pas encore migré votre parc informatique contactez nous!

En savoir plus:

http://www.microsoft.com/fr-fr/windows/enterprise/fin-support-XP/default.aspx

Nous ne cherchons pas des « profils » mais avant tout des personnes capables de communiquer et ayant des compétences dans les domaines de l’administration des réseaux, systèmes et postes de travail en environnement Windows et Linux.

Notre Vision : « Pour nos clients l’informatique doit être un plaisir ». Pour cela nous avons créé le concept de la « conciergerie informatique ».

Vous aurez en charge l’administration, le fonctionnement, l’exploitation d’un ou plusieurs matériels ou logiciels (outils, réseaux, bases de données, messagerie…) et le support de nos clients. Vous serez leur interlocuteur dédié.Vous veillerez à la cohérence, l’accessibilité et à la sécurité des informations.

Vous maîtrisez la plupart des domaines suivants:

• les systèmes: Windows et Linux,
• les réseaux: LAN, WAN, VLAN, firewall, routeur….
• les serveurs: AD, GPO, DNS, SGBD, messagerie, virtualisation…
• la téléphonie: avaya, alcatel, asterisk …

Volontaire, dynamique, curieux, patient et pédagogue vous avez envie de vous investir et participer au succès de l’entreprise. Venez nous rejoindre !

• Lieu de travail: PACA
• Type de contrat : Contrat à Durée Indéterminée
• Formation: Niveau 3 (Bac+2), 3 ans d’expérience minimum
• Langues : Anglais bon Exigé
• Permis: B
• Salaire indicatif: 24k + 6K primes, Tickets Restaurant
• Durée hebdomadaire de travail: 35 heures
• Déplacements Fréquents: Départemental

Veuillez adresser par mail votre CV , vos prétentions salariales et une lettre de motivation à:

• PHOCEOS – Mme AUDOUX Sandrine
• e-mail : sandrine.audoux @ phoceos.fr (enlever les espaces)
• En précisant la référence www-1403-ARS